Planification et gestion des plannings
Cette formation permet d’acquérir des méthodes et des outils pour organiser les plannings, répartir les ressources et anticiper les besoins, tout en tenant compte des contraintes réglementaires, organisationnelles et humaines.
Objectifs de la formation
- Comprendre les enjeux de la planification dans le fonctionnement d’une structure.
- Identifier les contraintes à intégrer (réglementaires, contractuelles, opérationnelles).
- Mettre en place une méthode de construction et d’ajustement des plannings.
- Utiliser des outils simples et fiables pour suivre et ajuster les plannings.
- Communiquer efficacement autour des plannings avec les équipes.
Public visé
La formation s’adresse à des professionnels impliqués dans l’organisation du travail et la gestion des plannings.
- Responsables d’équipe, responsables de service.
- Coordinateurs, encadrants de proximité.
- Gestionnaires de plannings dans tout type de structure.
Prérequis
Connaître le fonctionnement de sa structure et les grandes lignes de son organisation (horaires, types de postes, contraintes principales). Une expérience préalable de gestion de planning est un plus mais n’est pas obligatoire.
Possibilité d’adapter les exemples aux secteurs des participants.Programme indicatif
Le programme est ajusté en fonction des contraintes propres à la structure (amplitude horaire, saisonnalité, multi-sites, travail en équipe, etc.).
1. Enjeux et principes de la planification
- Pourquoi structurer les plannings ? Impact sur le service rendu, les équipes, la direction.
- Identifier les acteurs impliqués dans la planification.
- Clarifier les objectifs : continuité de service, équité, respect des règles.
2. Recenser les contraintes
- Contraintes réglementaires et contractuelles (temps de travail, repos, etc. – niveau non juridique).
- Contraintes organisationnelles : horaires d’ouverture, pics d’activité, besoins spécifiques.
- Contraintes individuelles : compétences, temps partiel, situations particulières.
3. Construire un planning
- Définir une méthode de répartition des ressources (jours, heures, postes).
- Visualiser les besoins par plage horaire ou par activité.
- Équilibrer la charge de travail entre les membres de l’équipe.
- Identifier les conflits et les ajuster.
4. Outils de suivi et d’ajustement
- Utiliser des tableaux de suivi (Excel ou autre) pour construire et mettre à jour les plannings.
- Mettre en place des indicateurs simples (heures prévues/réalisées, absences, renforts).
- Gérer les imprévus : absences, remplacements, surcroît d’activité.
5. Communication autour des plannings
- Informer les équipes de manière claire et anticipée.
- Gérer les demandes de modification et les arbitrages.
- Formaliser des règles partagées (délai de prévenance, circuit de validation…).
Modalités pédagogiques
- Apports méthodologiques illustrés par des cas concrets.
- Exercices de construction de planning à partir de situations réalistes.
- Travail sur des exemples apportés par les participants (si possible).
- Échanges de pratiques entre participants.
Évaluation des acquis
Les acquis sont évalués via des exercices de construction et d’analyse de plannings, avec retours personnalisés. Une attestation de formation est remise à l’issue de la session.
Modalités pratiques et financement
Organisation
- Durée : 1 jour (possibilité d’extension pour travail approfondi sur cas concrets).
- Modalité : présentiel ou distanciel.
- Groupe : taille limitée pour permettre un accompagnement sur les situations de chacun.
Financement
La formation peut être prise en charge par différents dispositifs (hors CPF) selon votre situation et votre OPCO. Log-Sport-Academy peut vous accompagner dans l’étude des possibilités de prise en charge et l’adaptation du contenu à vos besoins.
Structurer la planification dans votre structure
Vous souhaitez professionnaliser la gestion des plannings ou accompagner vos encadrants sur ce sujet ? Contactez Log-Sport-Academy pour construire une formation ajustée à votre organisation.
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